Инструкция по ведению делопроизводства в ЖСК, ТСЖ.
Документы ТСЖ | 31.07.09 |
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в
правлении.
2. Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на
председателя правления.
3. Ответственность за ведение делопроизводства в правлении возлагается на лицо,
уполномоченное правлением на его ведение.
ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
Документооборот - это движение документов с момента их получения или
создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Существует три основных потока документации:
- входящие;
- исходящие;
- внутренние.
Документы, поступающие в правление проходят следующие этапы:
- предварительное рассмотрение;
- регистрация;
- рассмотрение;
- исполнение.
Предварительное рассмотрение.
При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и
целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется
наличие вложенных в него документов и обратного адреса.
Всегда необходимо сохранять конверт, так как в письме может отсутствовать
обратный адрес, дата почтового штемпеля может.
Вся корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя
правления.
Регистрация.
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа
путем проставления на нем индекса и даты с последующей
записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих
и исходящих документов. Индекс и дата ставятся в
верхнем правом углу поступившего документа.
Например: вх. 121/4-97, где
121 - порядковый регистрационный номер;
4 - номер дела в котором этот документ будет подшит;
97 - год поступления.
Вся документация регистрируется в день поступления.
После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием
письма.
Рассмотрение корреспонденции.
После изучения содержания письма, если возникает необходимость уточнить
какие-либо вопросы, то можно воспользоваться информацией находящейся в нижнем
левом углу письма или на обратной его стороне. Именно в этом месте должна быть
указана фамилия и телефон исполнителя документа.
Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого
ответа, если он не указан непосредственно в самом документе.
Исполнение.
Если вопросы, указанные в письме, были решены ранее поступившей
корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и
сроков ответа можно поступить следующим образом:
- направить корреспонденту письменный ответ;
- сообщить телеграммой;
- сообщить телефонограммой.
Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо
проинформировать корреспондента.
Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба жильцов
дома, то решение должно быть им доведено обязательно под роспись или
письменным порядком.
Для записи поступивших в ЖСК, ТСЖ телефонограмм ведется специальный журнал.
При приеме телефонограммы необходимо записать:
- содержание телефонограммы;
- откуда она поступила;
- дата и время приема;
- кто передал и кто принял.
ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ОТПРАВКИ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
В ответе на полученную корреспонденцию, перед текстом письма ЖСК, ТСЖ
обязательно указывается исходящий номер письма учреждения и дата его отправки в
ЖСК, ТСЖ.
Исходящие документы подписываются председателем правления. При отправке
финансовых документов председателем правления и главным бухгалтером.
Вся отправляемая из ЖСК, ТСЖ корреспонденция должна регистрироваться в
журнале регистрации входящих и исходящих документов.
Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых
направляется адресату, а второй - остается и подшивается в дело.
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ
Документы, исполненные и списанные "в дело” должны быть:
- проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;
- сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим
(входящим) номерам;
- освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок,
Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.
По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дела оно должно быть
прошнуровано и скреплено печатью кооператива.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то
заводятся второй, третий и т.п. тома дела.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА
КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных
работ; списания; экспертизы и т.д.);
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в
арбитраже и т.д.);
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах,
научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и
т.д.);
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное
строительство; технические и т.д.);
Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);
Заявления ( на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
Исполнительные листы;
Командировочные удостоверения;
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения
финансово-хозяйственных операций;
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на
получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
Смета расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору;
на капитальное строительство и т.д.);
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных
ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);
Титульные списки;
Штатные расписания и изменения к ним.
Документы постоянного хранения
1. Устав ЖСК, ТСЖ.
2. Свидетельство о регистрации ЖСК, ТСЖ.
3. Решение администрации города об образовании, утверждении техно-рабочего
проекта, об отводе земельного участка ЖСК.
4. Справка ТУКСа об оплате стоимости дома (авизо).
5. Протоколы общих собраний.
Протоколы общих собраний должны быть прошиты, пронумерованы, опечатаны печатью
ЖСК, ТСЖ и заверены подписью председателя правления. Во всех протоколах
должны присутствовать подписи председателя и секретаря собрания. Хранятся
протоколы в отдельной папке. Нумерация сквозная. В случаях проведения
поименного голосования протокол составляется с поименным перечнем голосовавших.
6. Протоколы заседаний правления.
Протоколы заседаний правлений ведутся в виде журнала, который должен быть
прошит, пронумерован, опечатан печатью ЖСК, ТСЖ и заверены подписью
председателя правления. В случаях проведения поименного голосования протокол
составляется с поименным перечнем голосовавших.
7. Справка о постановке на учет в налоговую инспекцию (копия).
8. Справка Госкомстата о наличии кодов.
9. Справка из банка о наличии расчетного счета.
10. Справки о постановке на учет в фонды (ОМС, ПФ, ФСС).
11. Договор о землепользовании.
12. Список членов ЖСК, ТСЖ (на лицевых счетах).
13. Приказы.
полный
пакет документов для создания и работы ТСЖ
